Für Notariate, in der Schweiz, in Europa und darüber hinaus
Urkunden präzise vorbereitet, unterzeichnet und aufbewahrt.Von der Vorbereitung bis zum Register.
Die notarielle Arbeit beruht auf der Sorgfalt jedes Schritts: die richtige Vorlage, gut identifizierte Parteien, eine einwandfreie Unterzeichnung, ein genaues Register und ein dauerhaftes Archiv. Ulpian vereint diese Schritte auf einer Plattform, und der Nachweis entsteht im Lauf der Arbeit.
Was Sie in Ulpian sehen
Fiktives Mandat, Beispieldaten.
Das Urkundenregister, geführt wie ein Buch
Die Nummerierung läuft am Rand, und jede ausgestellte Ausfertigung hinterlässt eine Spur auf der Zeile der Urkunde. Wählen Sie eine Urkunde und stellen Sie eine Ausfertigung aus.
Das Notariat duldet keine Ungenauigkeit
Eine fehlende Klausel, ein falsch geschriebener Name, eine Urkunde auf der falschen Vorlage: Das Vertrauen der Klientschaft ist schnell verloren, und die Verantwortung der Notarin oder des Notars bleibt. Dennoch behandeln die meisten Werkzeuge auf dem Markt ein Notariat wie eine allgemeine Kanzlei, und die verfahrensrechtliche Sorgfalt muss von Hand dazukommen.
- 01
Verstreute Urkundenvorlagen
Word hier, das Intranet dort, die neueste Version bei einer Kollegin: Abweichungen zwischen den Vorlagen führen zu Fehlern.
- 02
Vorbereitung, Unterzeichnung und Register ohne Verbindung
Jeder Wechsel von einem Werkzeug zum anderen bedeutet eine Kopie, eine Erfassung und das Risiko, etwas zu vergessen. Das Dossier ist nirgends mehr vollständig.
- 03
Archive von unterschiedlicher Verlässlichkeit
Ohne Hashwerte und nachverfolgte Versionen wird es mühsam, die Integrität einer Urkunde zwanzig Jahre später nachzuweisen.
- 04
Manuelle Anmeldungen und Nachverfolgung
Grundbuch, Handelsregister, Zivilstand: Die Vielzahl der Register erschwert die Nachverfolgung laufender Dossiers.
Was Sie an einer typischen Urkunde prüfen können
Sechs konkrete Punkte, die wir in einem Produktgespräch gemeinsam durchgehen.
Aktuelle Vorlagen unter Kontrolle
Eine einzige Bibliothek: Eine geänderte Klausel ist überall geändert, und keine Version geht bei einer Mitarbeiterin verloren.
Freigabe vor der Unterzeichnung
Ein Freigabeablauf mit namentlich bestimmten Personen für die Schlusskontrolle der Urkunde: keine Unterzeichnung ohne protokollierten Entscheid.
Vorbereitung, Unterzeichnung und Formalitäten an einem Ort
Dasselbe Dossier umfasst Entwurf, Einladung, Unterzeichnung und Anmeldungen, ohne Kopien von einem Werkzeug ins andere.
Die Integrität jeder Urkunde
Versionen, Hashwerte, Zeitstempel und Zugriffe bleiben mit der Urkunde verbunden: Der Integritätsnachweis liegt sofort vor.
Ein Archiv für die lange Frist
Die Dokumente bleiben in Ihrer Cloud, mit ihren Versionen, Hashwerten und Exporten aus Ulpian. Eine heute unterzeichnete Urkunde ist auch in zwanzig Jahren noch einsehbar.
Diskretion als Standard
Sieben Berechtigungsstufen, eine in der Schweiz gehostete Plattform und kein Training mit Ihren Daten: das Berufsgeheimnis zuerst.
Vom ersten Termin bis zum Archiv
- Schritt 0101
Das Dossier wird mit den richtigen Parteien eröffnet
Identität, Handlungsfähigkeit und Konflikte werden bei der Eröffnung geprüft. Diktieren Sie die Notiz zum ersten Termin, solange die Fakten frisch sind. Kontakte und Finanzen finden das Dossier ohne erneute Erfassung.
- Schritt 0202
Die richtige Urkunde in der richtigen Version
Kauf, Grundpfand, Erbschaft, Stiftung: Die Vorlagen sind versioniert, die Klauseln aktuell und die Varianten kontrolliert.
- Schritt 0303
Ein Urkundenentwurf aus Ihren Vorlagen
Der Assistent bereitet den Entwurf mit den Angaben aus dem Dossier vor. Die Notarin oder der Notar prüft, passt an und unterzeichnet, ohne Kopieren und Einfügen zwischen Dateien.
- Schritt 0404
Die Schlusskontrolle vor dem Termin
Ein Freigabeablauf mit namentlich bestimmten Personen: Unterzeichnet wird genau das, was freigegeben wurde.
- Schritt 0505
Einladung, Unterzeichnung, Zeitstempel
Dokumente und Parteien sind zum Termin bereit. Die Unterzeichnung wird im Dossier festgehalten und nicht in einem E-Mail-Postfach.
- Schritt 0606
Anmeldungen und Nachverfolgung der Register
Vorbereitete Anmeldungen, nachverfolgte Eintragungen und Warnungen zu Fristen: Die Notarin oder der Notar führt, und das Notariat vergisst nichts.
- Schritt 0707
Lesbare Aufbewahrung während der gesamten gesetzlichen Frist
Hashwerte, Versionen und Zugriffsprotokoll: Die Urkunde bleibt für eine Einsichtnahme, eine Kontrolle oder einen Rechtsstreit verwendbar.
Ein Rahmen, der der Verantwortung des Notariats entspricht
Echtheit der Dokumente
Integritäts-Hashwerte, unveränderliche Versionen und ein Zugriffsprotokoll: Der Nachweis entsteht im Lauf der Arbeit.
Langfristige Aufbewahrung
Verschlüsselte Speicherung, Export in Ihre amtlichen Archive und dauerhafte Formate, um die Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.
Namentliche Freigaben
Keine Urkunde verlässt das Notariat ohne einen zugeordneten Entscheid, und das Protokoll hält ihn fest.
Daten unter Vertrag
Plattform in der Schweiz gehostet, bei einem Schweizer Anbieter. Kennungen werden vor externen Aufrufen pseudonymisiert, wenn die Option aktiv ist. Kein Training mit Ihren Urkunden. Dedizierte Bereitstellung mit einer Enterprise-Offerte.
Alle notariellen Tätigkeitsbereiche
- 01
Immobilien
Kauf, Verkauf, Grundpfand und Stockwerkeigentum: aktuelle Vorlagen, Nachverfolgung im Grundbuch und mehrere Parteien.
- 02
Erbschaften
Testamente, Erbteilungen, Erklärungen und Begleitung über lange Zeit: Das Dossier bleibt vollständig, auch beim Wechsel der Notarin oder des Notars.
- 03
Gesellschaften und Stiftungen
Gründungen, Statutenänderungen und Kapitalerhöhungen, mit Nachverfolgung im Handelsregister und der Formalitäten.
- 04
Familie und Personen
Ehe, eingetragene Partnerschaft und Vorsorgeaufträge: persönliche Dokumente, diskret behandelt.
Die Fragen, die Notarinnen und Notare stellen
Preise ansehenUnd wenn die Unterschrift handschriftlich bleiben muss?
Sie bestimmen Zeitpunkt und Form der Unterzeichnung. Ulpian übernimmt Vorbereitung, Zeitstempel und Nachweis; die Unterschrift kann handschriftlich bleiben und anschliessend gescannt und dem Dossier beigefügt werden.
Meine Archive müssen dreissig Jahre aufbewahrt werden. Ist das vereinbar?
Ja. Ihre Urkunden bleiben in Ihrem eigenen Speicher. Ulpian bewahrt Metadaten, Versionen und Hashwerte auf, sodass eine heute unterzeichnete Urkunde auch in Jahrzehnten lesbar und überprüfbar bleibt.
Kann ich das Grundbuch meines Kantons anbinden?
In der Schweiz können Verbindungen zu kantonalen Registern im Rahmen einer Enterprise-Offerte geprüft werden; ein Standardkonnektor ist heute nicht verfügbar. Anderswo erfolgen die Eintragungen in Ihrer lokalen Software, und Ulpian hält sie fest.
Meine Urkundenvorlagen sind vertraulich. Haben Sie Zugriff darauf?
Ihre Vorlagen gehören Ihnen und trainieren kein Modell. Die Plattform wird in der Schweiz gehostet, bei einem Schweizer Anbieter, mit strikter Trennung zwischen den Notariaten.
Zwanzig Minuten an einer typischen Urkunde
Wir gehen von einer Urkunde aus, die Sie oft bearbeiten, und gehen den ganzen Weg von der Vorlage bis zum Archiv durch. Schreiben Sie an contact@cyberesia.com.