Software de gestión de despachos
Ulpian y el software de gestión de despachos
Un programa de gestión de despachos lleva los asuntos, los contactos, el tiempo y la facturación. Es la base administrativa del despacho. Ulpian cubre ese ámbito y le añade agentes que preparan el trabajo: registros de tiempo propuestos, plazos detectados, prefacturas, recordatorios de pago y borradores de documentos, que usted acepta o corrige.
Lo que verá en Ulpian
Asunto ficticio, datos de ejemplo.
La misma tarea, dos maneras de hacerla
A la izquierda, el trabajo pasa de una herramienta a otra. A la derecha, se queda en el asunto.
De una herramienta a otra
- Exportar los documentos del asunto
- Copiarlos en la herramienta de IA
- Pegar la respuesta en un documento
- Volver a introducir el tiempo dedicado
En Ulpian
- La pregunta parte del asunto, con sus permisos
- La respuesta cita los documentos del asunto
- El documento se prepara en el propio asunto
- El tiempo se propone y después se aprueba
Del tiempo de la jornada al pago conciliado
La actividad de la jornada se convierte en registros de tiempo propuestos y, después, en una prefactura, una factura QR y un pago conciliado con el banco. Cada paso avanza a medida que se desplaza por la página.
- Actividad de la jornada
- Tiempos aceptados
- Prefactura
- Factura QR
- Pago conciliado
- DocumentoContrato revisado en el asunto Acme35 minPropuesto
- LlamadaLlamada con el cliente25 minPropuesto
- EjecuciónContrato de arrendamiento revisado por un agente15 minPropuesto
- Tarifa de CHF 360 por hora
Factura 2026-118
- Contrato revisado en el asunto Acme
- CHF 210.00
- Llamada con el cliente
- CHF 150.00
- Contrato de arrendamiento revisado por un agente
- CHF 90.00
- Honorarios
- —
- IVA 8,1 %
- —
- Total
- CHF 0.00
Conciliado con la factura 2026-118
Importes de ejemplo. El pago en línea figura en la hoja de ruta; aquí el cliente paga por transferencia y el extracto bancario importado concilia el pago con la factura.
Lo que estos programas hacen bien
- 01
La gestión administrativa
Llevan desde hace tiempo los asuntos, los contactos, el tiempo y las facturas.
- 02
Las costumbres del despacho
Los equipos los conocen y a menudo están adaptados a los usos locales.
| Software de gestión de despachos | Herramienta de esta categoría | Ulpian |
|---|---|---|
| Asuntos, contactos, tiempo y facturas | Sí | Sí |
| Factura QR e IVA suizos | Según el proveedor | Sí, con el plan de cuentas suizo |
| Registros de tiempo propuestos automáticamente | Según el proveedor | A partir de los documentos, las llamadas y las ejecuciones de la jornada |
| IA sobre los asuntos | Según el proveedor | Asistente y agentes que leen el asunto con sus permisos |
| Conciliación bancaria | Según el proveedor | Importación de extractos y conciliación, incluidos los pagos parciales |
| Incorporación de los datos existentes | Según el proveedor | Asistente de importación desde un archivo o desde los programas de gestión de despachos más habituales |
Cuándo Ulpian es la opción adecuada
- Su programa actual no ofrece IA, o su IA no lee sus asuntos.
- Pierde tiempo sin facturar y acumula semanas de retraso en la facturación.
- Quiere reunir la gestión, los documentos y la IA en una sola plataforma.
Cuándo conservar su programa actual
- A su contrato le queda todavía mucho tiempo de vigencia y el cambio costaría más de lo que aportaría este año.
- Su programa está conectado a herramientas internas que no puede trasladar. En ese caso, hablemos de las integraciones posibles con Enterprise.
Los estados indicados reflejan la plataforma tal como es hoy.
Asuntos
DisponiblePartes, contactos, documentos, tiempo, facturas, notas y registro de actividad, con los permisos de acceso del despacho.
Ver el espacioRegistro de tiempo
DisponibleCronómetro, registro rápido y propuestas de tiempo a partir de los documentos, las llamadas y las ejecuciones de la jornada.
Ver el espacioFacturas
DisponiblePrefactura revisada, factura en PDF, factura QR suiza, facturas rectificativas y facturas electrónicas (Factur-X, XRechnung, UBL, FatturaPA, LEDES).
Ver el espacioBanca
DisponibleImportación de extractos y conciliación de los cobros con las facturas, incluidos los pagos parciales.
Ver el espacioContabilidad e IVA
DisponiblePlan de cuentas, libro diario, cifras de IVA por periodo y exportación a su contabilidad.
Ver el espacioEquipo de agentes
DisponibleRecepción de consultas, conflictos, facturación, cobro, plazos, revisión, investigación e información a los clientes: cada agente tiene una función, herramientas limitadas y un presupuesto.
Ver el espacio
Preguntas frecuentes
¿Puedo incorporar mis asuntos existentes?
Sí. El asistente de importación incorpora contactos, asuntos, tiempo y facturas pendientes desde un archivo o desde los programas de gestión de despachos más habituales.
¿Funciona Ulpian fuera de Suiza?
Sí. El núcleo de la plataforma no depende de ningún país. Los despachos de la Unión Europea, el Reino Unido, Estados Unidos, Canadá, Australia y Nueva Zelanda utilizan la facturación en PDF o electrónica y la exportación contable.
Véalo en un asunto parecido a los suyos
El diagnóstico le muestra en tres minutos dónde pierde tiempo su despacho. En la llamada, de veinticinco minutos, le mostramos Ulpian en un asunto representativo.