Per le direzioni affari legali di gruppi e imprese
Più richieste evase,con lo stesso team.
Un ufficio legale non può crescere al ritmo delle richieste: le richieste aumentano, i budget no. Ulpian riunisce contratti, compliance, richieste interne e studi legali esterni su un’unica piattaforma, con gli stessi numeri della direzione finanziaria.
Che cosa vedrà in Ulpian
Pratica fittizia, dati di esempio.
Una revisione in tabella, cella per cella
Ogni documento riceve le stesse domande, e ogni risposta conserva il passaggio su cui si fonda. La tabella si compila con lo scorrimento; clicchi su una cella per leggerne la fonte.
| Documento | Durata | Recesso | Limite di responsabilità | Legge applicabile |
|---|---|---|---|---|
| Contratto di fornitura Alpha | 3 anni, con rinnovo tacito | Preavviso di 6 mesi | Corrispettivo annuo del contratto | Diritto svizzero |
| Licenza software Beta | 1 anno | 30 giorni | Nessuna clausola trovata | Diritto inglese |
| Contratto di distribuzione Gamma | 5 anni | Per giusta causa | CHF 500'000 | Diritto svizzero |
| Contratto di servizi Delta | Durata indeterminata | Preavviso di 3 mesi | Danno diretto | Diritto tedesco |
Clicchi su una cella compilata per leggerne il passaggio di riferimento.
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L’ufficio legale è diventato uno sportello
Oggi un ufficio legale riceve richieste da ogni parte: contratti commerciali, risorse umane, compliance, proprietà intellettuale, fiscalità, M&A. Ogni richiesta arriva via e-mail o Slack, senza contesto e senza priorità. Senza una piattaforma, il team rincorre file e decisioni invece di occuparsi di diritto.
- 01
Richieste sparse, priorità incerte
I colleghi scrivono a più legali contemporaneamente. Senza un punto di accesso unico, il team decide nell’urgenza.
- 02
Contratti distribuiti su più sistemi
DocuSign da una parte, SharePoint dall’altra, e-mail ovunque: nessuno sa dire con semplicità quali contratti scadono in questo trimestre.
- 03
Compliance frammentata per Paese
GDPR, nLPD, DORA, sanzioni: seguire gli obblighi di un gruppo internazionale senza una piattaforma impegna una persona a tempo pieno.
- 04
Studi legali esterni poco trasparenti
Preventivi dispersi, fatture non collegate alle pratiche, nessun indicatore di qualità: la direzione subisce la spesa.
Che cosa cambia per l’ufficio legale
Risultati misurabili nell’arco di un trimestre, da presentare al comitato di direzione con numeri reali.
Un unico sportello per le richieste
I colleghi inviano le richieste attraverso un canale strutturato. Priorità, tempi di risposta e legale assegnato sono visibili a colpo d’occhio.
Contratti riuniti e scadenze in vista
Un unico archivio dei contratti in vigore: rinnovi, clausole sensibili e parti monitorati nello stesso luogo.
Una compliance governata, non subita
GDPR, nLPD e requisiti di settore: gli obblighi sono collegati alle pratiche, anziché restare in un foglio di calcolo dimenticato.
Studi legali esterni sotto controllo
Le stesse pratiche, gli stessi documenti e le stesse scadenze, con preventivi e fatture collegati: la spesa diventa leggibile.
Indicatori pronti per il vertice
Volumi, tipologie di richieste, tempi, rischi e spesa esterna, leggibili dal consiglio di amministrazione.
Un’IA sotto controllo sulle pratiche del gruppo
Bozze e revisioni contrattuali, domande a voce senza uscire dalla pratica, approvazione prima di ogni invio e nessun addestramento sui suoi dati.
Dalla richiesta interna al report trimestrale
- Fase 0101
Ogni richiesta passa dallo stesso punto di accesso
Basta una frase: categoria, priorità, tempi di risposta e legale assegnato vengono fissati al momento dell’arrivo.
- Fase 0202
La pratica giusta al legale giusto
In base alla materia, alla società del gruppo e alla giurisdizione. Le richieste semplici ricevono una risposta standard; le altre aprono una pratica.
- Fase 0303
Bozze, contratti e pareri
L’assistente predispone la prima versione a partire dai suoi modelli. Il legale rivede, adatta e firma; versioni e commenti restano nella pratica.
- Fase 0404
Un’approvazione commisurata al rischio
Un contratto vincolante, una presa di posizione su un rischio o un atto in nome del gruppo: approva il livello competente, e ne resta traccia.
- Fase 0505
Studi legali esterni sotto controllo
Quando si conferisce un incarico a uno studio esterno, la pratica resta in casa, con preventivi, parcelle ed elaborati collegati.
- Fase 0606
Il report trimestrale è già pronto
Volumi, tempi, contratti a rischio e spesa esterna sono consolidati a partire dal lavoro effettivo, senza raccolte manuali.
Pensato per direzioni affari legali esigenti
Più giurisdizioni
GDPR, nLPD, requisiti di settore e sanzioni, con dati separati per ciascuna controllata.
Approvazioni disciplinate
Sette livelli di autorizzazione, iter di approvazione in base al rischio e registro nominativo.
Un’IA che non divulga nulla
Nessun addestramento sui suoi contratti, identificativi pseudonimizzati prima di qualsiasi chiamata a un modello esterno e una piattaforma ospitata in Svizzera da un fornitore svizzero. Il suo cloud o un’installazione in sede con Enterprise.
Audit continuo
Accessi, modifiche, esecuzioni dell’IA e spesa esterna, in un registro delle operazioni esportabile per un audit interno o esterno.
Per gli uffici legali che vogliono stare al passo con le richieste senza crescere di organico
- 01
Gruppi industriali
Più controllate e giurisdizioni: contratti commerciali, proprietà intellettuale, fusioni e acquisizioni e compliance di settore.
- 02
Servizi finanziari
Banche, assicurazioni e gestori patrimoniali: compliance intensa, contratti con la clientela e rischi regolamentari.
- 03
Tech e SaaS
Accordi sul trattamento dei dati, condizioni generali, proprietà intellettuale e partnership.
- 04
Imprese di medie dimensioni
Un piccolo team legale, chiamato in causa da tutte le funzioni aziendali, che deve fare di più con le stesse risorse.
Le domande che emergono nelle gare
Vedi i pianiAbbiamo già uno strumento di gestione dei contratti. Perché cambiare?
Ulpian non sostituisce necessariamente il suo strumento di gestione dei contratti: organizza le richieste, i legali interni, gli studi legali esterni e l’IA. Lo strumento attuale può restare o essere sostituito, a seconda della sua situazione.
Come si collega Ulpian ai nostri sistemi?
Oggi: collegamento a Outlook e Google, archiviazione su SharePoint e Drive ed esportazioni complete (CSV, PDF, registro delle operazioni). Contabilità, ERP e firma elettronica: integrazioni Enterprise, secondo una roadmap contrattuale.
I nostri contratti sono soggetti a più giurisdizioni.
Il sistema gestisce più giurisdizioni. Per la Svizzera sono disponibili la QR-fattura, il piano dei conti e l’IVA; Justitia.Swiss è in preparazione. Altrove, funzionamento generico con la contabilità locale.
E i nostri obblighi ai sensi della nLPD e del GDPR?
I suoi dati sono ospitati in Svizzera, che l’UE riconosce come Paese con protezione adeguata; è disponibile un accordo sul trattamento dei dati ed Enterprise include il supporto al suo responsabile della protezione dei dati. Le società controllate sono rigorosamente separate e le esportazioni di audit seguono un formato standard.
Trenta minuti con il suo ufficio legale
Partiamo dalle sue richieste, dai contratti in vigore e dagli studi legali esterni, e illustriamo il consolidamento su un caso concreto. Scriva a contact@cyberesia.com.