Per i team legal ops di studi legali e direzioni affari legali
Organizzare l’attività legale su larga scala,senza perdere il controllo.
Senza una piattaforma comune, senza modelli controllati e senza dati da presentare, un team legale non può né crescere né dimostrare il valore che apporta. Ulpian offre ai legal ops un unico punto da cui organizzare modelli, processi, autorizzazioni e uso dell’IA, e misurarne i risultati.
Che cosa vedrà in Ulpian
Pratica fittizia, dati di esempio.
Un agente comunica il proprio piano, procede, poi attende la sua decisione
Ogni agente reca un sigillo inciso e agisce con i diritti della persona che lo dirige. Con lo scorrimento avanza di un passaggio alla volta, fino alla casella delle decisioni.
Agente di fatturazione
Lavora per l’avv. Rossi
Piano comunicato prima dell’esecuzione
- 01Raccogliere le registrazioni del tempo approvate del mese nella pratica AcmeDa svolgere
- 02Predisporre la prefattura secondo il tariffario dello studioDa svolgere
- 03Verificare le spese anticipate e l’IVADa svolgere
- 04Proporre l’invio della fattura al clienteDa svolgere
Prefattura pronta: dodici righe, CHF 4'860.00
Registro: quattro passaggi, con il modello e il costo annotati.
Senza legal ops, il team legale improvvisa
Modelli in Word, clausole nelle e-mail, processi nella testa di ciascuno e un’IA usata senza regole: il disordine si accumula. I legal ops servono a rimettere ordine, a condizione di disporre della piattaforma che lo consente.
- 01
Modelli diversi da un team all’altro
Ognuno lavora sulla propria versione. Le difformità generano errori e offuscano l’immagine della funzione legale.
- 02
Processi non scritti
Le buone prassi restano nella testa dei più esperti, e i nuovi ripetono gli stessi errori. Dettato nella pratica, un consiglio dato a voce diventa una nota strutturata e conservata.
- 03
Un’IA usata senza regole
ChatGPT aperto in una scheda, senza alcuna traccia di ciò che è stato chiesto, convalidato o divulgato.
- 04
Report ricostruiti a mano
Volumi, tempi e soddisfazione interna estratti a fatica da quattro strumenti: il lavoro dei legal ops diventa invisibile.
Che cosa cambia per i legal ops
Strumenti concreti per far crescere il team, dimostrarne il valore e tenere sotto controllo i nuovi rischi.
Una raccolta sempre aggiornata
Modelli, clausole, moduli e lettere con gestione delle versioni. Un aggiornamento si applica ovunque e le varianti non controllate scompaiono.
Processi visibili
Revisione di un accordo di riservatezza, apertura di una pratica, richiesta interna: ogni attività ricorrente diventa un processo misurabile.
Un’IA con regole chiare
Modelli selezionati, limiti di spesa per team, registro delle richieste e convalida dei risultati sensibili. Note vocali e domande restano nel registro della piattaforma, non in una scheda del browser.
Sette livelli di autorizzazione
Amministratore, socio, collaboratore, praticante, contabile, assistente e sola lettura: ciascuno resta nel proprio perimetro.
Un registro delle operazioni utilizzabile
Accessi, modifiche, esecuzioni dell’IA e convalide, in un registro leggibile per la direzione e per l’audit esterno.
Report pronti da presentare
Volumi, tempi, soddisfazione interna e spesa esterna: il lavoro dei legal ops diventa visibile ogni trimestre.
Dall’aggiornamento dei modelli al comitato del venerdì
- Fase 0101
I modelli vengono aggiornati sotto controllo
Le nuove clausole vengono convalidate e le versioni precedenti ritirate: i team usano sempre la versione corretta.
- Fase 0202
Un processo viene affinato
Il processo per gli accordi di riservatezza acquisisce due nuove fasi di convalida. I legal ops lo affinano, lo misurano e lo comunicano ai team.
- Fase 0303
I limiti di spesa per l’IA vengono rivisti
Un team si avvicina al proprio limite mensile: il limite viene adeguato, scatta un avviso e il responsabile ne viene informato.
- Fase 0404
Arriva un nuovo collaboratore
Autorizzazioni assegnate, processi condivisi, modelli accessibili e documentazione interna consultabile: è operativo in due giorni.
- Fase 0505
Il report trimestrale è pronto
Volumi, tempi, tasso di convalida e spesa esterna consolidati, pronti per il comitato di direzione.
La piattaforma su cui si basano i legal ops
Un’IA davvero governata
Modelli selezionati, limiti di spesa, registri, convalide, pseudonimizzazione degli identificativi prima di ogni chiamata esterna e trattamento vincolato alla regione UE o Svizzera: controlli che esistono nel prodotto.
Sette livelli di autorizzazione
Autorizzazioni precise per ruolo, per società controllata e per pratica: ciascuno mantiene il proprio perimetro, anche quando il team cresce.
Un registro leggibile
Un registro delle operazioni consultabile ed esportabile, leggibile dalla direzione.
Report pronti
Indicatori pensati per la direzione: volumi, tempi, soddisfazione e spesa esterna.
Per i legal ops che vogliono andare oltre l’elenco delle attività
- 01
Studi in crescita
Il momento in cui l’organizzazione dello studio non può più poggiare soltanto sui soci.
- 02
Direzioni affari legali strutturate
Il momento in cui occorre organizzare il lavoro del team per non doverne aumentare l’organico.
- 03
Team che adottano l’IA
Per superare l’uso libero di ChatGPT, con limiti di spesa, convalide e una traccia.
- 04
Settori regolamentati e soggetti ad audit
Banche, assicurazioni, settore pubblico: dove la traccia è un obbligo.
Le domande dei legal ops
Vedi i pianiChi può configurare la piattaforma?
Direttamente i legal ops. Modelli, processi, autorizzazioni, limiti di spesa per l’IA e report si configurano nel prodotto, senza passare dall’IT a ogni modifica.
Come dimostrare il ritorno sull’investimento al comitato di direzione?
Con un report trimestrale esportabile: volumi gestiti, tempi, tasso di convalida, spesa esterna e adozione dell’IA. Potrà presentare fatti concreti.
I miei team usano ChatGPT senza dirlo. Come cambiare questa situazione?
L’assistente di Ulpian sostituisce quell’uso con un uso governato: modelli selezionati, registri e convalida dei risultati sensibili. I team lo adottano perché lavora sulle loro pratiche.
E se il team raddoppia in un anno?
È esattamente ciò che consentono modelli, processi, autorizzazioni e report organizzati: la piattaforma cresce con il team, senza cambiare strumento.
Trenta minuti per vedere la gestione in diretta
Partiamo dalla sua raccolta di modelli, dai suoi processi e dall’uso attuale dell’IA, e li organizziamo insieme su un caso tipo. Scriva a contact@cyberesia.com.