Per i notai, in Svizzera, in Europa e oltre
Atti predisposti, firmati e conservati con precisione.Dalla predisposizione al repertorio.
L’attività notarile si fonda sul rigore di ogni passaggio: il modello giusto, parti correttamente identificate, una stipula impeccabile, un repertorio esatto e un archivio duraturo. Ulpian riunisce questi passaggi in un’unica piattaforma, e la prova si forma man mano che il lavoro procede.
Che cosa vedrà in Ulpian
Pratica fittizia, dati di esempio.
Il repertorio, tenuto come un registro
La numerazione progressiva corre a margine, e ogni copia rilasciata lascia traccia sulla riga dell’atto. Scelga un atto, poi rilasci una copia.
L’attività notarile non ammette approssimazioni
Una clausola mancante, un nome scritto male, un atto stipulato sul modello sbagliato: la fiducia del cliente si perde in fretta, e la responsabilità del notaio resta. Eppure la maggior parte degli strumenti sul mercato tratta lo studio notarile come uno studio generalista, e il rigore procedurale va aggiunto a mano.
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Modelli di atto sparsi ovunque
Word da una parte, l’intranet dall’altra, l’ultima versione sul computer di un socio: le differenze tra modelli generano errori.
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Predisposizione, stipula e registri scollegati
Ogni passaggio da uno strumento all’altro comporta una copia, un nuovo inserimento e il rischio di una dimenticanza. La pratica non è più completa da nessuna parte.
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Archivi di affidabilità variabile
Senza impronte né versioni tracciate, dimostrare l’integrità di un atto vent’anni dopo diventa laborioso.
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Iscrizioni e verifiche manuali
Registri immobiliari, registro delle imprese, stato civile: la molteplicità dei registri complica il monitoraggio delle pratiche in corso.
Che cosa può verificare su un atto tipo
Sei punti concreti, che esaminiamo insieme durante un incontro dedicato al prodotto.
Modelli aggiornati e sotto controllo
Un’unica raccolta: una clausola modificata lo è ovunque, e nessuna versione si perde sul computer di un collaboratore.
Convalida prima della stipula
Un iter di approvazione nominativo per il controllo finale dell’atto: nessuna firma senza una decisione registrata.
Predisposizione, stipula e adempimenti in un unico posto
La stessa pratica raccoglie la redazione, la convocazione, la stipula e le iscrizioni, senza copiare da uno strumento all’altro.
L’integrità di ogni atto
Versioni, impronte, marche temporali e accessi restano collegati all’atto: la prova dell’integrità è immediata.
Un archivio pronto per il lungo periodo
I documenti restano nel suo cloud, con le relative versioni, impronte ed esportazioni da Ulpian. L’atto firmato oggi resterà consultabile tra vent’anni.
La riservatezza come regola
Sette livelli di autorizzazione, una piattaforma ospitata in Svizzera e nessun addestramento sui suoi dati: prima di tutto il segreto professionale.
Dal primo appuntamento all’archivio
- Fase 0101
La pratica viene aperta con le parti giuste
Identità, capacità e conflitti verificati fin dall’apertura. Detti la nota del primo appuntamento quando i fatti sono ancora freschi. Contatti e contabilità ritrovano la pratica senza reinserire i dati.
- Fase 0202
L’atto giusto, nella versione giusta
Compravendita, ipoteca, successione, fondazione: i modelli hanno versioni tracciate, le clausole sono aggiornate e le varianti controllate.
- Fase 0303
Una bozza di atto predisposta a partire dai suoi modelli
L’assistente predispone la bozza con gli elementi della pratica. Il notaio rilegge, adatta e firma, senza copiare e incollare tra un file e l’altro.
- Fase 0404
Il controllo finale prima dell’appuntamento
Un iter di approvazione nominativo: ciò che viene firmato è esattamente ciò che è stato convalidato.
- Fase 0505
Convocazione, firma, marca temporale
Documenti e parti pronti al momento dell’appuntamento. La firma viene registrata nella pratica, non in una casella di posta.
- Fase 0606
Iscrizioni e monitoraggio dei registri
Richieste di iscrizione predisposte, iscrizioni monitorate e avvisi sulle scadenze: il notaio dirige, lo studio non dimentica nulla.
- Fase 0707
Una conservazione leggibile per l’intero periodo previsto dalla legge
Impronte, versioni e registro degli accessi: l’atto resta utilizzabile per una consultazione, un controllo o una controversia.
Un quadro all’altezza della responsabilità del notaio
Autenticità documentale
Impronte di integrità, versioni non modificabili e registro degli accessi: la prova si forma man mano che il lavoro procede.
Conservazione a lungo termine
Archiviazione cifrata, esportazione verso i suoi archivi ufficiali e formati durevoli, per adempiere agli obblighi di conservazione.
Convalide nominative
Nessun atto lascia lo studio senza una decisione attribuibile a una persona identificata, e il registro ne conserva traccia.
Dati tutelati per contratto
Piattaforma ospitata in Svizzera da un fornitore svizzero. Identificativi pseudonimizzati prima delle chiamate esterne quando l’opzione è attiva. Nessun addestramento sui suoi atti. Installazione dedicata su preventivo Enterprise.
Tutti gli ambiti dell’attività notarile
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Immobiliare
Compravendita, ipoteca, condominio: modelli aggiornati, monitoraggio dei registri immobiliari e pluralità di parti.
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Successioni
Testamenti, divisioni, dichiarazioni e monitoraggio nel tempo: la pratica resta completa da un notaio all’altro.
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Società e fondazioni
Costituzioni, modifiche statutarie e aumenti di capitale, con il monitoraggio del registro delle imprese e degli adempimenti.
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Famiglia e persone
Matrimonio, unione civile e mandati precauzionali: documenti personali trattati con riservatezza.
Le domande dei notai
Vedi i pianiE se la firma deve restare autografa?
È Lei a scegliere il momento e la forma della firma. Ulpian si occupa della predisposizione, della marca temporale e della tracciabilità; la firma può restare autografa ed essere poi digitalizzata e collegata alla pratica.
I miei archivi devono essere conservati per trent’anni. È compatibile?
Sì. I suoi atti restano nel suo spazio di archiviazione. Ulpian conserva i metadati, le versioni e le impronte, così un atto firmato oggi resta leggibile e verificabile per decenni.
Posso collegare il registro fondiario del mio cantone?
In Svizzera è possibile valutare collegamenti con i registri cantonali su preventivo Enterprise; oggi non è disponibile alcun connettore standard. Altrove, le iscrizioni si effettuano nel suo software locale, e Ulpian ne conserva traccia.
I miei modelli di atto sono riservati. Potete accedervi?
I suoi modelli le appartengono e non addestrano alcun modello di IA. La piattaforma è ospitata in Svizzera da un fornitore svizzero, con un isolamento rigoroso tra studi.
Venti minuti su un atto tipo
Partiamo da un atto che tratta spesso e percorriamo l’intero iter, dal modello all’archivio. Scriva a contact@cyberesia.com.