Software de gestão de escritórios
A Ulpian e o software de gestão de escritórios
Um software de gestão de escritórios gere os processos, os contactos, o tempo e a faturação. É a base administrativa do escritório. A Ulpian cobre este âmbito e acrescenta-lhe agentes que preparam o trabalho: registos de tempo propostos, prazos identificados, pré-faturas, lembretes de pagamento e minutas de documentos, que aceita ou corrige.
O que vai ver na Ulpian
Processo fictício, dados de exemplo.
O mesmo gesto, duas formas de o fazer
À esquerda, o trabalho passa de uma ferramenta para outra. À direita, permanece no processo.
De uma ferramenta para outra
- Exportar os documentos do processo
- Copiá-los para a ferramenta de IA
- Transcrever a resposta para um documento
- Voltar a registar o tempo despendido
Na Ulpian
- A pergunta parte do processo, com as suas permissões
- A resposta remete para os documentos do processo
- O documento é preparado no próprio processo
- O tempo é proposto e depois validado
Do tempo do dia ao pagamento reconciliado
A atividade do dia transforma-se em registos de tempo propostos e, depois, numa pré-fatura, numa fatura QR e num pagamento reconciliado com o banco. Cada etapa avança à medida que percorre a página.
- Atividade do dia
- Tempo aceite
- Pré-fatura
- Fatura QR
- Pagamento reconciliado
- DocumentoContrato revisto no processo Acme35 minProposto
- ChamadaChamada com o cliente25 minProposto
- ExecuçãoContrato de arrendamento revisto por um agente15 minProposto
- Taxa horária de CHF 360
Fatura 2026-118
- Contrato revisto no processo Acme
- CHF 210.00
- Chamada com o cliente
- CHF 150.00
- Contrato de arrendamento revisto por um agente
- CHF 90.00
- Honorários
- —
- IVA 8,1%
- —
- Total
- CHF 0.00
Reconciliado com a fatura 2026-118
Montantes de exemplo. O pagamento online está previsto no roteiro do produto; aqui, o cliente paga por transferência bancária e o extrato bancário importado reconcilia o pagamento com a fatura.
O que este software faz bem
- 01
A gestão administrativa
Há muito que gere os processos, os contactos, o tempo e as faturas.
- 02
Os hábitos do escritório
As equipas conhecem-no, e está muitas vezes adaptado às práticas locais.
| Software de gestão de escritórios | Ferramenta desta categoria | Ulpian |
|---|---|---|
| Processos, contactos, tempo e faturas | Sim | Sim |
| Fatura QR e IVA suíços | Depende do fornecedor | Sim, com o plano de contas suíço |
| Registos de tempo propostos automaticamente | Depende do fornecedor | A partir dos documentos, das chamadas e das execuções do dia |
| IA sobre os processos | Depende do fornecedor | Assistente e agentes que leem o processo com as suas permissões |
| Reconciliação bancária | Depende do fornecedor | Importação dos extratos e reconciliação, incluindo pagamentos parciais |
| Importação dos dados existentes | Depende do fornecedor | Assistente de importação a partir de um ficheiro ou dos programas de gestão de escritórios mais comuns |
Quando a Ulpian é a escolha certa
- O seu software atual não oferece IA, ou oferece uma IA que não lê os seus processos.
- Perde tempo por faturar e semanas de atraso na faturação.
- Pretende reunir a gestão, os documentos e a IA numa única plataforma.
Quando manter o seu software atual
- O seu contrato ainda vigora por muito tempo e a mudança custaria mais do que renderia este ano.
- O seu software está ligado a ferramentas internas que não pode mudar. Nesse caso, falemos das integrações possíveis com o Enterprise.
Os estados indicados correspondem à plataforma tal como está hoje.
Processos
DisponívelPartes, contactos, documentos, registos de tempo, faturas, notas e registo de atividade, com as permissões de acesso do escritório.
Ver o espaçoRegisto de tempo
DisponívelCronómetro, registo rápido e propostas de tempo a partir dos documentos, das chamadas e das execuções do dia.
Ver o espaçoFaturas
DisponívelPré-fatura revista, fatura em PDF, fatura QR suíça, notas de crédito e faturas eletrónicas (Factur-X, XRechnung, UBL, FatturaPA, LEDES).
Ver o espaçoBanco
DisponívelImportação de extratos e reconciliação dos recebimentos com as faturas, incluindo os pagamentos parciais.
Ver o espaçoContabilidade e IVA
DisponívelPlano de contas, diário, apuramento do IVA por período e exportação para a sua contabilidade.
Ver o espaçoEquipa de agentes
DisponívelReceção de pedidos, conflitos, faturação, cobrança, prazos, revisão, pesquisa e informações aos clientes: cada agente tem uma função, ferramentas limitadas e um orçamento.
Ver o espaço
Perguntas frequentes
Posso importar os meus processos atuais?
Sim. Com o assistente de importação, pode importar contactos, processos, registos de tempo e faturas em aberto a partir de um ficheiro ou dos programas de gestão de escritórios mais comuns.
A Ulpian funciona fora da Suíça?
Sim. O núcleo da plataforma não depende de nenhum país. Os escritórios da União Europeia, do Reino Unido, dos Estados Unidos, do Canadá, da Austrália e da Nova Zelândia utilizam a faturação em PDF ou eletrónica e a exportação contabilística.
Veja como funciona num processo semelhante aos seus
O diagnóstico mostra-lhe, em três minutos, onde o seu escritório perde tempo. A reunião mostra-lhe a Ulpian num processo-tipo, em vinte e cinco minutos.