Para as equipas de legal ops de escritórios e direções jurídicas
Organizar a função jurídica em grande escala,sem perder o controlo.
Sem uma plataforma comum, sem modelos controlados e sem dados para apresentar, uma equipa jurídica não consegue crescer nem mostrar o valor que acrescenta. A Ulpian dá às equipas de legal ops um único sítio para organizar os modelos, os fluxos de trabalho, as permissões e a utilização da IA, e para os medir.
O que vai ver na Ulpian
Processo fictício, dados de exemplo.
Um agente anuncia o seu plano, avança e aguarda a sua decisão
Cada agente tem um selo gravado e atua com as permissões da pessoa que o dirige. À medida que percorre a página, avança uma etapa de cada vez, até à caixa de decisões.
Agente de faturação
Trabalha para a Dr.ª Exemplo
Plano anunciado antes da execução
- 01Recolher os registos de tempo validados do mês no processo AcmeA seguir
- 02Preparar a pré-fatura segundo a tabela de honorários do escritórioA seguir
- 03Verificar as despesas reembolsáveis e o IVAA seguir
- 04Propor o envio da fatura ao clienteA seguir
Pré-fatura pronta: doze linhas, CHF 4'860.00
Registo: quatro etapas, com o modelo e o custo registados.
Sem legal ops, a equipa jurídica improvisa
Modelos no Word, cláusulas em e-mails, fluxos de trabalho na cabeça de cada um e uma IA utilizada sem regras: a desordem acumula-se. As legal ops existem para repor a ordem, desde que disponham da plataforma que o permita.
- 01
Modelos diferentes em cada equipa
Cada um trabalha na sua própria versão. As diferenças geram erros e prejudicam a imagem do departamento jurídico.
- 02
Fluxos de trabalho não documentados
As boas práticas ficam na cabeça dos mais antigos, e os recém-chegados repetem os mesmos erros. Quando ditado no processo, um conselho dado oralmente passa a ser uma nota estruturada e conservada.
- 03
Uma IA utilizada sem regras
O ChatGPT aberto num separador, sem qualquer registo do que foi pedido, validado ou divulgado.
- 04
Relatórios reconstituídos à mão
Volumes, prazos e satisfação interna extraídos a custo de quatro ferramentas: o trabalho das legal ops torna-se invisível.
O que muda para as legal ops
Ferramentas concretas para fazer crescer a equipa, mostrar o seu valor e manter os novos riscos sob controlo.
Uma biblioteca sempre atualizada
Modelos, cláusulas, formulários e cartas com controlo de versões. Uma atualização aplica-se em todo o lado, e as variantes não controladas desaparecem.
Fluxos de trabalho visíveis
Revisão de acordos de confidencialidade, abertura de processo, pedido interno: cada rotina torna-se um fluxo de trabalho mensurável.
Uma IA com regras claras
Modelos selecionados, limites por equipa, registo dos pedidos e validação dos resultados sensíveis. As notas de voz e as perguntas ficam no registo da plataforma, e não num separador do navegador.
Sete níveis de permissões
Administrador, sócio, associado, estagiário, contabilista, assistente e só de leitura: cada um atua apenas no seu âmbito.
Registo de auditoria útil
Inícios de sessão, alterações, execuções da IA e validações, num registo legível para a administração e para a auditoria externa.
Relatórios prontos a apresentar
Volumes, prazos, satisfação interna e despesa externa: o trabalho das legal ops torna-se visível em cada trimestre.
Da atualização dos modelos à reunião de sexta-feira
- Etapa 0101
Os modelos são atualizados sob controlo
As novas cláusulas são validadas e as versões antigas retiradas: as equipas utilizam sempre a versão certa.
- Etapa 0202
Um fluxo de trabalho é ajustado
O fluxo dos acordos de confidencialidade ganha duas etapas de validação. A equipa de legal ops ajusta-o, mede-o e comunica-o às equipas.
- Etapa 0303
Os limites de IA são revistos
Uma equipa aproxima-se do seu limite mensal: o limite é ajustado, é emitido um alerta e o responsável é informado.
- Etapa 0404
Chega um novo colega
Permissões atribuídas, fluxos de trabalho partilhados, modelos acessíveis e documentação interna pesquisável: fica operacional em dois dias.
- Etapa 0505
O relatório trimestral é preparado
Volumes, prazos, taxas de validação e despesa externa consolidados, prontos para a comissão executiva.
A plataforma em que as legal ops se apoiam
Uma IA verdadeiramente controlada
Modelos selecionados, limites, registos, validações, pseudonimização dos identificadores antes de qualquer chamada externa e região de tratamento imposta na UE ou na Suíça: controlos que existem no produto.
Sete níveis de permissões
Permissões precisas por perfil, por filial e por processo: cada um mantém-se no seu âmbito, mesmo quando a equipa cresce.
Um registo legível
Um registo de auditoria que se pode consultar e exportar, legível pela administração.
Relatórios prontos
Indicadores pensados para a administração: volumes, prazos, satisfação e despesa externa.
Para as equipas de legal ops que querem ir além da lista de tarefas
- 01
Escritórios em crescimento
O momento em que a organização do escritório já não pode assentar apenas nos sócios.
- 02
Direções jurídicas estruturadas
O momento em que é preciso organizar o trabalho da equipa para não ter de a aumentar.
- 03
Equipas que adotam a IA
Para sair da utilização livre do ChatGPT, com limites, validações e um registo.
- 04
Setores regulados e auditados
Bancos, seguradoras, setor público: onde o registo é uma obrigação.
As perguntas das legal ops
Ver os planosQuem pode configurar a plataforma?
A própria equipa de legal ops. Os modelos, os fluxos de trabalho, as permissões, os limites de IA e os relatórios configuram-se no produto, sem ter de recorrer ao departamento de informática a cada ajuste.
Como mostrar o retorno do investimento à comissão executiva?
Com um relatório trimestral exportável: volumes tratados, prazos, taxas de validação, despesa externa e adoção da IA. Apresenta factos.
As minhas equipas utilizam o ChatGPT sem o dizer. Como mudar isso?
O assistente da Ulpian substitui essa prática por uma utilização controlada: modelos selecionados, registos e validação dos resultados sensíveis. As equipas adotam-no porque trabalha sobre os seus processos.
E se a equipa duplicar de dimensão num ano?
É exatamente isso que modelos, fluxos de trabalho, permissões e relatórios organizados permitem: a plataforma acompanha o crescimento sem mudar de ferramenta.
Trinta minutos para ver a plataforma a funcionar em direto
Partimos da sua biblioteca de modelos, dos seus fluxos de trabalho e da sua utilização atual da IA, e organizamo-los em conjunto num caso-tipo. Escreva-nos para contact@cyberesia.com.