Para notários, na Suíça, na Europa e não só
Atos notariais preparados, assinados e conservados com rigor.Da preparação ao registo.
O notariado assenta no rigor de cada etapa: o modelo certo, partes devidamente identificadas, uma assinatura sem falhas, um registo exato e um arquivo duradouro. A Ulpian reúne estas etapas numa única plataforma, e a prova vai-se constituindo à medida que o trabalho avança.
O que vai ver na Ulpian
Processo fictício, dados de exemplo.
O repertório de atos, como um livro de registo
A numeração segue contínua na margem e cada certidão emitida fica assinalada na linha do ato. Escolha um ato e emita uma certidão.
O notariado não admite aproximações
Uma cláusula em falta, um nome mal escrito, um ato assinado sobre o modelo errado: a confiança do cliente perde-se depressa e a responsabilidade do notário permanece. No entanto, a maioria das ferramentas do mercado trata o cartório como um escritório generalista, e o rigor procedimental tem de ser acrescentado à mão.
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Modelos de atos dispersos
O Word aqui, a intranet ali, a versão mais recente no computador de um colega: as diferenças entre modelos geram erros.
- 02
Preparação, assinatura e registo desligados
Cada passagem de uma ferramenta para outra implica uma cópia, uma nova introdução de dados e um risco de esquecimento. O processo já não está completo em lado nenhum.
- 03
Arquivos de fiabilidade variável
Sem códigos de integridade nem versões rastreadas, provar a integridade de um ato vinte anos depois torna-se moroso.
- 04
Inscrições e acompanhamento manuais
Registo predial, registo comercial, registo civil: a multiplicidade de registos dificulta o acompanhamento dos processos em curso.
O que pode verificar num ato-tipo
Seis pontos concretos, que percorremos em conjunto numa reunião sobre o produto.
Modelos atualizados e sob controlo
Uma única biblioteca: uma cláusula alterada fica alterada em todo o lado, e nenhuma versão se perde no computador de um colega.
Validação antes da assinatura
Um circuito de aprovação nominativo para o controlo final do ato: nenhuma assinatura sem uma decisão registada.
Preparação, assinatura e formalidades no mesmo sítio
O mesmo processo reúne a redação, a convocatória, a assinatura e as inscrições, sem cópias de uma ferramenta para outra.
A integridade de cada ato
Versões, códigos de integridade, carimbo temporal e acessos ficam associados ao ato: a prova de integridade é imediata.
Um arquivo preparado para o longo prazo
Os documentos ficam na sua cloud, com as respetivas versões, códigos de integridade e exportações a partir da Ulpian. O ato assinado hoje continua a poder ser consultado daqui a vinte anos.
Discrição por defeito
Sete níveis de permissões, uma plataforma alojada na Suíça e nenhum treino com os seus dados: o segredo profissional primeiro.
Da primeira reunião ao arquivo
- Etapa 0101
O processo é aberto com as partes certas
Identidades, capacidade e conflitos verificados logo na abertura. Dite a nota da primeira reunião enquanto os factos estão frescos. Os contactos e a área financeira encontram o processo sem nova introdução de dados.
- Etapa 0202
O ato certo, na versão certa
Compra e venda, hipoteca, sucessão, fundação: os modelos têm controlo de versões, as cláusulas estão atualizadas e as variantes são controladas.
- Etapa 0303
Uma minuta do ato preparada a partir dos seus modelos
O assistente prepara a minuta com os elementos do processo. O notário revê, ajusta e assina, sem copiar e colar entre ficheiros.
- Etapa 0404
O controlo final antes da outorga
Um circuito de aprovação nominativo: o que é assinado é exatamente o que foi validado.
- Etapa 0505
Convocatória, assinatura, carimbo temporal
Documentos e partes prontos no momento da outorga. A assinatura fica registada no processo, e não numa caixa de correio eletrónico.
- Etapa 0606
Inscrições e acompanhamento dos registos
Pedidos de registo preparados, acompanhamento das inscrições e alertas sobre os prazos: o notário dirige, o cartório não se esquece de nada.
- Etapa 0707
Uma conservação legível durante todo o prazo legal
Códigos de integridade, versões e registo de acessos: o ato continua utilizável para uma consulta, uma fiscalização ou um litígio.
Um enquadramento à medida da responsabilidade do notário
Autenticidade documental
Códigos de integridade, versões inalteráveis e registo de acessos: a prova vai-se constituindo à medida que o trabalho avança.
Conservação de longa duração
Armazenamento cifrado, exportação para os seus arquivos oficiais e formatos duradouros, para cumprir as obrigações de conservação.
Validações nominativas
Nenhum ato sai do cartório sem uma decisão identificada, e o registo de auditoria guarda o respetivo rasto.
Dados sob contrato
Plataforma alojada na Suíça por um fornecedor suíço. Identificadores pseudonimizados antes das chamadas externas quando a opção está ativada. Nenhum treino com as suas escrituras. Implementação dedicada mediante orçamento Enterprise.
Todas as áreas da prática notarial
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Imobiliário
Compra e venda, hipoteca, propriedade horizontal: modelos atualizados, acompanhamento do registo predial e várias partes.
- 02
Sucessões
Testamentos, partilhas, habilitações e acompanhamento ao longo do tempo: o processo mantém-se completo de um notário para outro.
- 03
Sociedades e fundações
Constituição, alterações dos estatutos e aumentos de capital, com o acompanhamento do registo comercial e das formalidades.
- 04
Família e pessoas
Casamento, parceria registada e mandatos para o caso de incapacidade: documentos pessoais tratados com discrição.
As perguntas que os notários fazem
Ver os planosE se a assinatura tiver de continuar a ser manuscrita?
É o notário que escolhe o momento e a forma da assinatura. A Ulpian trata da preparação, do carimbo temporal e da rastreabilidade; a assinatura pode continuar a ser manuscrita e, depois, ser digitalizada e associada ao processo.
Os meus arquivos têm de ser conservados durante trinta anos. É compatível?
Sim. Os seus atos ficam no seu armazenamento. A Ulpian conserva os metadados, as versões e os códigos de integridade, de modo que um ato assinado hoje continua legível e verificável daqui a várias décadas.
Posso ligar o registo predial do meu cantão?
Na Suíça, as ligações aos registos cantonais podem ser estudadas mediante orçamento Enterprise; atualmente não existe nenhum conector-padrão. Noutros países, as inscrições fazem-se no seu software local, e a Ulpian guarda o respetivo rasto.
Os meus modelos de atos são confidenciais. Têm acesso a eles?
Os seus modelos pertencem-lhe e não treinam nenhum modelo de IA. A plataforma está alojada na Suíça por um fornecedor suíço, com isolamento rigoroso entre cartórios.
Vinte minutos sobre um ato-tipo
Partimos de um ato que trata com frequência e percorremos todo o caminho, do modelo ao arquivo. Resposta através de contact@cyberesia.com.